遺留問題往往是由于企業相關政策在傳達和執行過程中管理不善而出現的。幾種常見的現象是：
1．業務人員口頭傳達政策，經銷商在業務人員離職后渾水摸魚，要求兌現某某政策，由于無法取證，公司陷入兩難境地。
2．某些業務人員準備離職，在離職前向經銷商作出公司沒有的政策承諾，自己拿到高獎金和提成后一走了之。
3．業務人員在向經銷商傳達政策的過程中，對政策斷章取義。如某公司針對一款新產品制定了激勵政策及相應的限制條件，業務員張某為了便于自己工作的開展，僅把最大力度的激勵告知客戶卻沒有講明相關條件。盡管客戶大力推廣這一新產品，月底仍沒能完成最大激勵要求的銷量指標，實際兌現的利益與“企業”承諾不一致，經銷商的怒氣可想而知。
4．業務人員在政策傳達過程中無中生有。如某公司業務員李某為了完成指標，私自向經銷商承諾招聘5名直銷人員，工資和費用由經銷商墊付，一定時間后由公司集中兌現。經銷商人招了，錢墊了，卻無法在公司兌現。
企業對經銷商的管理往往由業務人員負責，政策的傳達和執行需要業務人員來完成，如果這個環節管理不善，就會導致遺留問題的出現。有沒有一種簡便有效的方法可以避免上述問題呢?筆者在實踐中采用的“政策通知單”制度收到了很好的效果。
政策通知單
采用政策通知單，就是用書面形式告知經銷商政策，它可以達到以下目的：
避免經銷商由于理解不一樣，對企業的政策產生誤解；
避免一些經銷商由于企業業務人員變動，渾水摸魚謀取不當利益；
避免業務人員在企業和經銷商之間玩弄兩面手法。
政策通知單樣單見表1。
政策通知單填寫要求
填寫政策通知單要遵循以下相關要求：
1．“市場”項要填寫經銷商所在的市場，“經理”項要填寫在公司登記的經銷商姓名，經銷商簽字處必須是公司登記經銷商或其授權人簽名；
2．“月份”項必須填寫注明政策執行期限；
3．“限制條件”指經銷商享受這項政策是否有附加條件，如銷量指標等，“備注”部分用以補充說明注意事項；
4．表格內不能留有空格，空白項必須用斜杠劃去；
5．“其他政策”用以填寫在單品欄內無法闡述清楚的政策，如“本月銷量達到100萬元，公司獎勵一輛價值3萬元面包車”；
6．簽名必須由相關人員親筆簽署或由其授權人簽署；
7．日期部分要求大寫。
落實制度
為使政策通知單制度有效落實，公司要把采取政策通知單的時間、目的、注意事項，以公函的方式發給每個經銷商。同時，制定相應的規章制度并嚴格執行。參考制度如下：
1．業務人員必須按要求填寫政策通知單，對于不按要求填寫的給予一定處罰；
2．政策通知單必須由業務人員在月初交給或傳真至客戶，簽字生效后上報銷售管理部門；銷售管理部門設置專人，對收回的政策通知單進行審核、存檔、備案；
3．落實經銷商、業務代表、區域經理三方共同簽字生效制度，區域經理的上一級領導要定期抽查審核，并承擔連帶責任；
4．如果業務代表在政策通知單上虛報公司政策內容，公司應按政策通知單內容給客戶兌現，給公司造成的損失從該業務代表的工資、獎金、費用中扣除，區域經理及其上一級領導承擔相應責任，情節嚴重的開除相關人員；
5．偽造客戶簽字并對市場造成不良影響的，務必重罰直至開除相關業務人員；
6．如果市場出現特殊情況(如需要調整經銷商)，可暫停發放通知單，但必須提前向相關管理人員說明情況，依照公司相關程序進行；
7．提出離職的業務人員，必須在政策通知單有效日期已過，且經銷商沒有提出異議時，方可辦理全部離職手續；
8．經銷商偽造政策通知單，要給予相應處罰直至取消經銷權。
實踐證明，嚴格實施政策通知單制度，因政策傳達不暢導致的遺留問題將不復存在，同時可以大大減少公司損失，增強公司的盈利能力。
