卓有成效是管理者必修的管理內(nèi)容。管理者從什么地方開(kāi)始才會(huì)真正卓有成效呢？答案是從掌握自己的時(shí)間開(kāi)始。說(shuō)到這，我們不妨自問(wèn)一下：自己的時(shí)間自己可以把控嗎？都遵循了自己預(yù)期的計(jì)劃了嗎？然而，管理者經(jīng)常受到這種壓力，許多時(shí)間耗在毫無(wú)貢獻(xiàn)的工作上，即使你很不愿意去做的，包括你正專(zhuān)心處理某工作時(shí)，總有不少“突然來(lái)襲”的狀況發(fā)生，以致于你難有整塊時(shí)間處理手頭上重要的工作。雖然如此，有許多的無(wú)奈，但你還是必須掌握好自己的時(shí)間。有一句諺語(yǔ)：用“腳”走不通的路，用“頭”可以走通。尤其在當(dāng)今的社會(huì)，體力工作者工作時(shí)間會(huì)越來(lái)越少，而知識(shí)工作者即管理者工作的時(shí)間會(huì)越來(lái)越多，因?yàn)閺哪撤N意義上，你的貢獻(xiàn)就是讓“體力工作者”更輕松更省力。尤其處理人事、創(chuàng)新及變革上的問(wèn)題會(huì)讓你花費(fèi)很多時(shí)間，不是嗎？
如果你把自己過(guò)去三個(gè)月的工作做個(gè)記錄的話，恐怕會(huì)大吃一驚！你會(huì)發(fā)現(xiàn)自己大部分時(shí)間是在做對(duì)組織沒(méi)有貢獻(xiàn)的工作，甚至也沒(méi)興趣的事，而你又無(wú)可奈何---不得不做！如果你問(wèn)我管理自己的時(shí)間又從何開(kāi)始，我不是教你從做計(jì)劃開(kāi)始，而是從做記錄開(kāi)始。只有把你自己做過(guò)事、花費(fèi)的時(shí)間記錄下來(lái)，你才會(huì)知道哪些工作是根本不必做的、哪些是別人可以代你去做的，哪些又是你在浪費(fèi)別人的時(shí)間。
所以，掌握好自己的時(shí)間首先做好工作記錄，記錄其耗用時(shí)間的實(shí)際情況。這種記錄須是當(dāng)下的，而非憑記憶補(bǔ)記，條件允許可請(qǐng)秘書(shū)代記，并且需要每月進(jìn)行檢討，問(wèn)問(wèn)自己：這項(xiàng)工作不做會(huì)有什么后果？然后就是把非生產(chǎn)性和浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)找出來(lái)，例如一些宴會(huì)應(yīng)酬、不重要的會(huì)議。下一步就是把記錄上的哪些活動(dòng)可以可以由別人代處理，即授權(quán)的問(wèn)題。最后就是檢討自己做了哪些浪費(fèi)別人時(shí)間的事，這一步需要你誠(chéng)懇地詢問(wèn)自己屬下，同時(shí)，他們又真誠(chéng)地給你回饋。只有這樣才能發(fā)現(xiàn)自己時(shí)間管理的問(wèn)題出在哪，以便對(duì)癥下藥。
對(duì)于以上的浪費(fèi)如何消除呢？首先要做的是將常見(jiàn)的(一而再、再而三同樣出現(xiàn)的問(wèn)題)透過(guò)建立制度、原則變成例行性工作，即從制度與流程上去規(guī)范或改善。第二，要注意人員的問(wèn)題，人員過(guò)多，常造成時(shí)間浪費(fèi)的現(xiàn)象。請(qǐng)不要過(guò)分相信“人多力量大”，如果管理者不得不將他十分之一的時(shí)間用在處理“人際關(guān)系問(wèn)題”，即處理糾紛與磨擦，那可以說(shuō)明組織人員過(guò)多。第三，由于組織不健全，造成會(huì)議過(guò)多，這便需要對(duì)會(huì)議制度進(jìn)行改善。不要以為參加會(huì)議的人越多越好。在參加會(huì)議人員上可以分為必須參加的與自愿選擇參加的，即使不參加的也會(huì)得到一份會(huì)議紀(jì)要。第四就是做好信息的暢通，不要因?yàn)樾畔⒌牟粫扯斐蓵r(shí)間的浪費(fèi)。第五就是管理者將零散的時(shí)間盡可能整塊來(lái)使用，不少管理者會(huì)單獨(dú)規(guī)定某些時(shí)間段專(zhuān)門(mén)處理某問(wèn)題，甚至有人把周四的下午時(shí)間專(zhuān)門(mén)在家辦公，以便有效做好例行工作。
總之，認(rèn)識(shí)自己的時(shí)間，掌握自己的時(shí)間是通向卓越與有效性的必由之路！
