如果對(duì)電子郵件監(jiān)管政策缺乏管理和溝通，不但會(huì)影響員工的士氣，還會(huì)影響組織的盈利能力——員工一旦對(duì)企業(yè)不滿，其個(gè)人生產(chǎn)力必然會(huì)下降

根據(jù)2006年的研究，擁有互聯(lián)網(wǎng)入口的員工會(huì)把1/4的工作日花在電子郵件上。當(dāng)然，并不完全是為了工作——80%的員工表示，他們會(huì)在工作時(shí)接收和發(fā)送私人郵件，而且有一半用的是公司郵箱。根據(jù)法律規(guī)定，使用公司郵箱發(fā)送的電子郵件屬于公司資產(chǎn)，因此，雇主有權(quán)利進(jìn)行閱讀。事實(shí)上，根據(jù)2005年的一項(xiàng)調(diào)查，有55%的公司表示，會(huì)對(duì)員工的電子郵件進(jìn)行監(jiān)管。

通過研究，中央康涅狄格州立大學(xué)的杰森·斯奈德（Jason L. Snyder）探討了電子郵件監(jiān)管和員工對(duì)于隱私的擔(dān)心是如何影響同事關(guān)系以及上下級(jí)關(guān)系的。如果員工認(rèn)為，公司“入侵”了自己的郵箱，那么，員工就更不容易相信管理者和同事。如果對(duì)電子郵件監(jiān)管政策缺乏管理和溝通，不但會(huì)影響員工的士氣，還會(huì)影響組織的盈利能力——員工一旦對(duì)企業(yè)不滿，其個(gè)人生產(chǎn)力必然會(huì)下降。

杰森·斯奈德對(duì)300多名員工進(jìn)行了調(diào)查，這些人處于不同的年齡段，隸屬于公共部門和私營(yíng)部門，既有剛?cè)肼毜?ldquo;菜鳥”，也有高層管理者。杰森?斯奈德使用了一些心理學(xué)測(cè)試方法，來衡量被調(diào)查者和同事之間關(guān)系的質(zhì)量如何，其對(duì)監(jiān)管者和組織的信任程度，以及在工作中，電子郵件隱私被侵犯的次數(shù)。

杰森·斯奈德發(fā)現(xiàn)，雖然公司不能改變員工的心理特點(diǎn)，例如，某人也許天性多疑，更容易猜忌別人。但公司可以對(duì)相關(guān)政策進(jìn)行充分的說明，以此增加員工的安全感。公司應(yīng)該采取的做法是：準(zhǔn)確、客觀地闡明電子郵件監(jiān)管政策，并提醒員工，監(jiān)管政策并不是為了偷窺員工的個(gè)人隱私，而是為了阻止不合法的行為，例如，通過電子郵件對(duì)員工進(jìn)行性騷擾。此外，公司的電子郵件系統(tǒng)也可以是公開透明的，員工可以知道，是誰閱讀了自己的郵件。和不清楚究竟是何人看了自己的郵件相比，這么做可以減少員工不必要的擔(dān)心。杰森?斯奈德發(fā)現(xiàn)，在組織中，其郵件監(jiān)管政策的不透明度越高，則員工更容易擔(dān)心，自己基本的隱私受到了侵犯。

杰森·斯奈德認(rèn)為，雖然從法律和財(cái)務(wù)的角度考慮，企業(yè)必須要監(jiān)控設(shè)備是如何被使用的，但一定要注意，其行為并沒有損害員工對(duì)企業(yè)的信任。隨著新的溝通方式越來越普及，例如社交網(wǎng)絡(luò)、即時(shí)通訊、企業(yè)博客等，這一點(diǎn)將變得越來越重要。杰森?斯奈德認(rèn)為，最好的做法可能是：監(jiān)管者可以保留員工的郵件記錄，但其閱讀郵件的權(quán)利應(yīng)得到限制，只有在必要且符合法律的情況下，才可以查看郵件記錄。杰森·斯奈德還強(qiáng)調(diào)，對(duì)于企業(yè)而言，也許并沒有必要讓員工閱讀并簽署電子郵件隱私政策，但企業(yè)必須盡力解釋，為什么要進(jìn)行監(jiān)管，以及這些監(jiān)管政策是如何被實(shí)施的。