扔掉成堆的紙質文件，學會有效地保留財務數據。

    我是J.D，一個徹頭徹尾的文件囤積者。我不敢扔掉任何東西，尤其是財務記錄。二十多年來，我在各類鞋盒中塞滿了賽百味的收據、已付的支票以及亞馬遜的發票等。最近，我從一所1800平方英尺(約167平方米)的大房子搬到一個700平方英尺(約65平方米)的公寓，隨著住房面積的減小，我不得不著手處理這堆紙質文件：我需要辨別哪些財務記錄需要保留，要保留多長時間等。以下是我總結的一些經驗。

    為什么要保留財務記錄?

    保留財務記錄的基本原因有兩個。

    保存歷史記錄。以購買一臺電腦為例，你需要向美國國稅局(IRS)證明，作為商務支出你確實花費了這筆錢;在維修人員上門時，通過收據可以查實這臺電腦是否在保修期內;倘若電腦不幸被盜，也是向保險公司要求賠償的有力證據。

    留存個人信息。如果你是一個數據收藏癖，你可能希望保留記錄，以便得知為鄰居的小孩購買禮物花了多少錢，或者你什么時候買了一個新吸塵器。

    哪些記錄需要保留?

    不管你的文件是電子賬單還是紙質賬單，美國國稅局都建議你保留以下四類記錄。

    收入。W-2表格(雇主提供的個人上一年度工資和所得稅賬，)、1099表格(包括存款、股票、證券等各項投資及收，)、銀行對賬單及股票交易對賬單等。

    支出。購買物品的收據、發貨單或者取消的訂單等記錄，以及向相關慈善機構捐贈的證據等。

    房產。交易賬單、發票、保險記錄，裝修或修繕的開支以及其他付款憑證等。

    投資。股票交易對賬單、共同基金報告，以及1099表格等相關記錄。

    記錄需要保留多長時間?

    在離開商店之前將所有收據都撕碎，還是事無巨細全部保留，哪怕每次吃三明治的收據都不例外?這是需要權衡的事情。美國國稅局的指南似乎有些復雜，但是一般來說，你需要把握好以下幾個時間點。

    一個。收據。如果你通過銀行或者信用卡完成某次交易，而又不需要這一收據納稅、投保或者保修的話，一個月以后就無需再保留了。

    直至本年度賬單送達。每月工資單，或者季度401k養老計劃等。

    七年。在售出有價證券(股票、債券等)后至少七年內，你需要保留好當初的股票交易確認書。與稅務相關的記錄文件，包括慈善捐助金以及一些商務開支的記錄，也需要一并保存至少七年。

    直至出售。與房產相關的，包括購買、修繕等票據，需持有至售出為止。

    永遠保留。為個人退休賬戶(IRA)支付資金的證據需要終身保留。

    保存至何處?

    將一切紙質文件掃描，無紙化將使一切井然有序。

文件掃描軟件能夠將紙質材料轉換成PDF格式，方便上傳至在線服務商Dropbox等。如果你堅持保留紙版材料，可以準備一個大信封，在信封外寫上相應年份，按照年度收納相關收據及記錄。

    我明白經年累月保留的大多數財務記錄，其實不需要繼續存儲，這令我感到非常輕松愉快。為此，我將這些可有可無的文件堆積到一起，并焚燒處理。經過慎重篩選，原本20個滿滿當當的鞋盒子，只留下了1個。當然，我保留好了我的搬家賬單。