開會是一件很麻煩的事情。我個人的體會是，所謂開會，就是人們大聲的說話卻又說不出什么來，最后所有的人都不同意別人的意見。更多的朋友和客戶告訴我，開會純粹是浪費時間，沒有什么效果。

 

    盡管開會如此麻煩，但一個事實卻是：企業中的各級經理以及我們咨詢顧問，每周都會有大量的時間花在各種會議上，而很多事情，確實需要借助會議的形式來完成，尤其是在咨詢過程中，每一個成果，包括設計、方案、思路等等，大多數都需要通過會議和客戶討論與商議，會議對咨詢達成起到關鍵的作用。

 

    既然開會對咨詢工作如此重要，我們就有必要對會議進行有效管理。

 

    一個咨詢顧問，需要參加很多會議，如學習 會議、問題討論、總結、評審等。我認為，一個成功的會議應該在如下幾個方面取得效果：

 

    有效——借助會議團隊集思廣益，解決個人無法完成或突破的問題，有效達到會議目標；

 

    和諧――營造和諧的氛圍，使參會成員對團隊有安全感、信任感、認同感，從而可以展露個人的才能；

 

    參與――讓每一位成員參與會議過程，是保證會議成功的一個重要條件，要讓參與的人用心關注，才能使會議得到健全進展；

 

    效率——當一個會議成功的要素具備后，能在預定的時間內完成開會，這就是效率；

 

    學習――讓參加會議的成員，可以在過程中同時有更多的學習機會。

 

    咨詢過程中的會議，咨詢顧問大多數是以會議的組織者和主持者的身份出現的，若想在上述五個方面達成效果，可以從以下幾個方面進行

 

    1、會議計劃

 

    有效的會議需要良好的計劃，這是保證會議成功的前提。正如我們做 績效 管理 工作，計劃做好了，整個績效管理也就成功了一半。成功的會議同樣如此，所以，在主持會議之前抽出時間進行會議計劃是很有必要的。在會議前，你需要思考幾個問題，即會議的目的是什么、會議預期的結果是什么、是否必須通過開會才能達到上述目的和結果、參加會議的人員有哪些、會議中可能會出現什么樣的問題。

 

    2、過程推動

 

    計劃完成后，則要思考會議過程中的推動策略。作為咨詢顧問，在主持會議之前進行會議的規則講解將對整個會議的成功起到畫龍點睛的作用。如果會場有數字投影儀，最好能事先準備一張PPT，在提前到達會議室的時候，將這張PPT打在屏幕上。可將下面的內容當作規則寫在PPT上：

 

    （1）要守時，堅持到底

 

    （2）手機處于振動狀態

 

    （3）積極發言，但請針對主題簡短扼要

 

    （4）對事不對人，不做人身攻擊

 

    （5）予以真誠的肯定及贊美

 

    （6）等別人把話說完，傾聽他人發言

 

    （7）用積極的話代替消極的話

 

    （8）不要開小會

 

    你最好將以上規則在會議開始前通讀一遍，有必要的話，你需要強調。隨即可以將整個會議的計劃公布出來，這樣與會成員就能很清楚整個會議的內容，這對主持和控制整個會議都是有效的。

 

    開場白是會議的開始，開場白的時間要盡量短，氣氛稍微活躍就可以了。譬如，將要進行一次職位說明書的評審會議，可以進行這樣的開場白：目前我們已經完成了研發系統的12份典型職位說明書的編寫工作，今天的會議是對這12份職位說明書進行評審，首先請大家大致瀏覽一下所有職位說明書，我們將逐份進行評審，并由我最終定稿。整個評審的時間預計四個小時，中途會休息兩次，希望各位積極發言提出好的建議并在過程中進行討論。大家加油！

 

    3、解決問題

 

    在會議過程中肯定會出現各式各樣的問題，咨詢顧問作為第三方人員，需要解決這些問題。有幾個原則：堅持自己的觀點，但要隨著環境的變化靈活處理你的觀點；思維高度集中，隨時留意會議成員的一些非語言行為，并注意調整自己主持會議的語氣和行為；注意照顧不同性格特點和心里特點的成員的意見，調動他們的積極性。這一點很重要，由于咨詢顧問也不是萬能的，特別是對業務領域的不熟悉，更需要調動與會成員的積極性，引出他們的思想，讓與會成員來幫助你完成咨詢工作中涉及到業務的問題就顯得尤為重要。

 

    以下是針對在會議中經常出現的問題的解決方法：

 

    （1）遲到：會議要按時開始，不要隨意更改時間。有些與會成員可能需要多次參加你主持的會議，有必要在會前就制定規則，并在會議中不時提到這個問題，在會議結束再次強調這個問題。

 

    （2）無關閑聊：你可以根據環境的具體情況選擇是否決定停止幾分鐘會議。如果確實需要這樣做，你可以停下來，看著閑聊的人，并微笑著問他們是否可以將談話的內容與大家分享。如果他們的閑聊確實影響了你的會議，你可以稍微嚴肅的說明希望所有與會成員都能對會議進程負責任。

 

    （3）支配欲強的人：對于這類人員，一方面可以給其機會發表意見，并給予鼓勵，另一方面可以即刻將話題轉移到另一位成員。比如，王經理在會上總是不斷地發言，他并沒有意識到自己的發言阻斷了他人發言的機會，這種時候，你可以將他的發言進行轉移：張經理，剛剛王經理提到績效管理過程中考核是最為重要的環節，你對這個問題是如何看待的。這樣就很自然地將發言的對象進行轉移。

 

    （4）沉默的參會者：會議中的大多數人是不愿意發言的，如果有可能他們寧愿選擇聽和保持沉默，但往往他們的意見對我們的結果有著很大的幫助。對這類成員，要時不時就將他們拉進討論中，但注意一定不要讓他們難堪。譬如上面提到的辦法，當話題轉移到沉默的張經理身上時，也許由于性格的原因或者他本身還沒有想好如何回答問題，最多停留幾秒鐘的時間，你可以即刻解答問題，或者將話題再次轉移，以避免張經理的難堪和會議的冷場。

 

    （5）散漫：會議散漫一方面和與會成員的素質有關系，另一方面和會議主持人的控制能力有關。咨詢顧問面對這種情形，要么請會議中的最高決策人進行干涉，要么停止會議。如果沒有最高決策人進行干預從而使會議正常繼續的進行，那么整個會議將不會有任何效果。