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百戰歸來,清大EMBA再啟程

為什么中小私企改變不了“人治”的弊病

戰略管理 176
  強化企業運作的整體統籌和監控是增強企業運作穩定性、降低不確定性的主要手段。對于許多的中小私企而言,其具體表現就是建立和強化生產計劃部門的工作和職能。企業的生產計劃部門是業務、生產、物料供應、工程技術幾大塊的交叉之地,客戶需求信息、產品技術信息、物料供應信息、車間生產現狀的信息都在生產計劃部門交叉匯合,然后再形成一道道的運作指令,流向各個部門和崗位。它根據市場部提供的“做什么”、技術部提供的“怎么做”、物料供應部提供的“有無料做”、生產部提供的“有無產能做”等四個方面的信息。進行綜合平衡,形成“何時采購物料”、“采購何種物料”、“何時領取物料”“領取何種物料”“何時開工”“何時完工”等工作指令分別給予采購、倉庫、車間、業務等部門,作為承諾客戶交期、計劃 車間生產、采購物料入庫等一系列動作的標準和依據。并通過跟單、跟催等形式來確保下達指令的完成,或者根據異常狀況進行指令的調整。

    顯然在上述計劃部門的運作中,統籌和監控是計劃工作的核心,有了計劃部門的統籌,各部門各自為政、自我管理的狀況得到了控制,業務部門與生產部門也不用再玩貓抓老鼠的游戲,業務部門想憑自己的主觀愿望來壓生產部門也不可能了,因為計劃部會兼顧生產實際以及物料狀況來承諾客戶交期。一般而言,業務部應綜合計劃部門意見才能回復客戶,避免了那種無條件接受客戶訂單,定了交期以后,再壓生產部門的現象。生產部門也無法再以車間訂單多、欠缺物料等理由來拒絕業務落單或推遲交期,因為計劃部門及時掌握了車間的生產能力和物料狀況。一般而言,計劃部門是在綜合了車間的生產能力和物料供應狀況的基礎上,才承諾業務部門可以何時交貨的。這樣就建立了一種信息綜合處理,合理發出工作指令的機構和機制,避免了以往各自為政的互相猜忌,避免了各自從自己掌握的局部信息出發,以及從局部利益出發,互相要求對方,并且把這種互相間的要求當作公司的命令的情況。互相間的要求是很難具有權威性的,所以每個部門都會挾天子以令諸侯,動不動就把老板搬出來,以勢壓人,被壓者也動不動跑到老板那里去投訴和申訴,老板變成了矛盾的焦點,煩到極點。

    這都是沒有綜合統籌機構,沒有代表公司整體利益的權威機構所導致的,公司整體利益的代表缺位,各個部門就都會以公司的利益維護者出現,搞得老板無所適從,經常只能各打五十大板,或者各自安慰一番了事。老板既成了救火隊員,也成了和事佬,然而事情并未真正解決,下次又會由老板來平衡,周而復始。

    上述所談,理論上都沒有錯,遺憾的是,筆者見過很多企業成立了計劃部,或招了專業的計劃主管以后,企業的生產計劃工作,并沒有象我們這里所描述的這樣:立馬平息了業務部門與生產部門的矛盾,交貨期也變得準確起來。這一切都沒有發生,反而交貨期問題更為嚴重。業務部怨聲載道,計劃部門成了眾矢之的、罪魁禍首。

    這是為什么呢?理論上正確的東西,為什么在實踐上如此無效?并且激化了矛盾呢?

    首先,大多數企業的管理基礎很差,尤其是企業的標準化工作基礎非常的差。產品沒有標準的圖紙和標準的物料清單,也即這個產品究竟內部結構如何,由哪些零件所組成,需要哪些物料,需要多少物料,這些都不是很清楚的,至少沒有一個標準化的文件。之所以能做出來靠的是有經驗的工人和管理人員,是他們腦袋中儲存的經驗保證了這個產品的順利生產。

筆者到過一個紅木傢倶廠,工人根本不是憑圖紙在做,主要是憑車間的一位有經驗的木工來決定開料的尺寸。筆者到過的另一個五金廠,采購人員憑技術部門的圖紙下采購單,結果供應商做出來的東西根本沒有辦法用,最后拿著實物去下單,供應商才把東西給做對。這些都證明,很多企業的工作標準是不存在于紙上的,是沒有文件化的,既使文件化的東西也有大量的錯誤,很多的標準都存在于有經驗的員工腦袋中,都以一種活的形式存在,沒有物化,這是很多中小私企管理提升的最大瓶頸。

    工作標準以活的形式存在,不物化,就必然不統一、不穩定,今天這樣可以,明天那樣也行,這個人說可以,那個人又說不行,這種現象在中小私企是大量存在的,并且引發很多矛盾。產品標準如此,質量標準、工時標準都是如此。車間說8天能完成,業務部門偏說6天,其實誰都沒有數,誰說的都沒有根據,純粹是一種博弈的需要,只代表一種施壓和抗拒的搏斗。其它如庫存標準也如此,筆者到過一家燈飾企業,其管理人員竟然荒唐到認為:“我們燈飾行業特殊,客戶要求千差萬別,訂單中各款燈的量都很小,我們為了應付出貨,只能靠大量庫存,要不然,就會影響交貨。”筆者不想與其爭辯行業的特殊性問題,因為筆者所到的每個企業都喜歡用行業的特殊性來掩蓋管理問題。筆者反問:“我不反對你們大量庫存,但請問你能否告訴我,你們的庫存究竟多大量才合適呢?還是根本沒有上限,以老板的資金和倉庫的空間為限呢?”該管理人員無言以對,因為他很清楚,再大的量,也總得有個譜(標準),以量大來否定標準,邏輯上就不成立,可見我們的管理人員多么容易和喜歡為自己找借口,竟然到了連基本的邏輯和常識都不顧的程度。

    工作標準的不統一、不物化、不穩定,直接帶來的后果就是不能成為一種工具被廣泛運用,正如早期人們只能進行物物交易一樣,因為沒有貨幣這個非常重要的交易工具。沒有物化的工作標準,就只能執行“人治”,因為“人”在此時已不僅僅是勞動力,還成為了各種管理標準的“載體”。離開了有經驗的人,工作無法進行,管理也無法進行,因為是非對錯在于人心。標準在人心,判斷當然也在人心,對錯也只能由人心來定,這樣的管理不僅離不開有經驗的人,根本就離不開“人”,完完全全只能由人去管人,所謂的規則和“法治”根本無法實現,這其實是一種沒有標準的管理,是一種隨“心”所欲的管理。

    在這種隨心所欲的管理模式下生產,計劃部就算成立了,專業人員就算引入了,也無法運作,因為,他盡管能收集各種信息,但他其實無法“識別”這些信息,無法加工這些信息,不能形成工作指令,做出的指令也經常是錯誤的,不準確的。“識別”信息絕對不僅僅是一個接受信息那么簡單的事,對信息的“識別”其實就是把接受的信息與大腦中的一個標準進行對照的過程。比如我們說這是一棵“松樹”,我們是拿眼前的這棵植物與我們腦袋中關于“松樹”的標準進行了一個快速的對照,不管大腦中完成這種比對的速度多快,時間如何短,但一定有這個過程,否則,我們眼看著一棵“松樹”怎么也不可能做出“松樹”的判斷,甚至可能把它當成了別的植物,做出了錯誤的“識別”,因為沒有“松樹”的標準在我們腦袋中。

    沒有產品的物料標準,計劃部門就無法計劃 采購下單以及車間領料;沒有庫存標準,就不知道究竟應不應該采購;沒有工藝流程標準,計劃部門就無法計劃 哪些車間、哪些工序作業;沒有工時標準,計劃部門也無法判斷生產部應該何時開始做,何時能做完,就不能確定怎樣回復業務部門。

這一切都是沒有標準惹的禍,都是標準不統一、不物化、存于“人心”的結果。

    所以,有了計劃部門也沒有用,生產還得由那些有經驗的人,也就是那些“心”中有標準的人來做,管理還是得靠人“心”管人,制度還是沒有用,最終還是自己管理自己,因為哪有那么多人去整天盯著別人呢?企業最終還是誰也不管誰,生產計劃部門就得成為一個擺設,一個大家嘲笑的對象,一個大家都可以指責的冤大頭。

    筆者曾經在一家做電路板的企業發現這么一個怪現象:他們企業每個月有一個業務部門的碰頭會,會議上,業務部門不請其他任何人,只請計劃部主管過來,但不能坐,只能站著挨這些業務人員的批,聽他們訴說自己在客戶那里受的氣。因為工廠經常不能按期交貨,他們在外面經常做孫子,所以要好好地拿這位負責生產總體計劃 的人出出氣,計劃主管成了出氣筒。

    筆者在另一家企業,見到一位新進的計劃主管因為頂不住各方的壓力而不得不走人,因為業務、生產、采購、老板都把問題壓在他身上,他其實是一個相當負責任的人,但是,承受不住,只好一走了之。而老板不知道,企業的基礎工作尤其是標準化的基礎工作太差,是他無法做好計劃的主要原因。

    那么,是不是強化企業標準化工作,計劃部門就好運作了呢?也不是那么簡單。

    首先,企業標準工作是一項長期工作,比如產品的圖紙、物料清單(BOM表)以及質量檢驗標準、工時標準等等都需要大量的時間,很多中小企業產品都有上千種的款式和規格,把這些一一做出,往往少則半年,多則一年以上,并且新品種不斷增加,企業人員有限,日常工作繁多,往往容易不了了之,或一拖再拖,應付性地來做。

    至于庫存標準、交期標準,則往往很難確定,影響因素太多,隨便說出的數據往往沒有任何意義。

    能做的不是立馬能做好,一拖可能一年半載,做出來的又往往沒有任何實際意義,不能做為計劃的依據,怎么辦?
 

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