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百戰歸來,清大EMBA再啟程

復雜項目環境下的全實戰項目沙盤

經營管理 61
蔣昕煒

蔣昕煒 項目管理專家,北京大學客座講師

常駐地:北京
邀請老師:13439064501 陳助理
主講課程:《項目團隊的溝通技巧與沖突管理》《項目需求定義與管理》《項目管理實戰》《項目領導與溝通技巧》
面向對象:
(1) 有一定項目經驗,或具備一定理論知識,但缺乏實際復雜項目操作經驗的項目管理者
(2) PMO成員,企業管理人員


背景與針對的主要問題
本課程由一系列的Workshop構成,針對具有一定項目管理經驗,或有過理論培訓的項目管理者,提供在復雜項目環境下,如何應用項目管理知識,強化項目過程控制的全實戰模擬操作。主要針對以下問題設計沙盤模擬過程:

1.多項目環境下的資源沖突問題
2.在復雜項目環境下建立項目的風險管控機制
3.建立對需求的“持續管理”
4.提高與干系人的溝通能力,建立項目“可控”的運行機制
5.提升項目計劃的“可控”、“精細”、與“可操作性”
本課程的重點不是多項目管理(PPM),而是在多項目環境下,面對資源沖突與各種不確定性時,如何對復雜的單項目進行合理的規劃與有效的控制。
課程形式

通過沙盤游戲(模型建造)的形式,在多項目環境下,解決一組復雜項目同時運行所帶來的一系列問題,包括必然的資源沖突、人員變動、需求的不確定性、團隊技能、溝通困難等等,特別是各種可能的風險因素。幫助學員在這一過程中,了解并體會在復雜項目環境下的項目規劃、過程控制,以及對內對外的溝通技巧。
在整個沙盤項目過程中,學員要完成從項目的需求分析、范圍確定、進度與成本規劃、風險控制等規劃過程,交付項目規劃文檔,到項目的具體執行(60-70分鐘),在執行過程中的每個里程碑節點,項目團隊要完成項目評估,交付“績效報告”、“健康度分析(7-Key)”等文檔,同時處理各種變更請求。

整個項目沙盤模擬以下幾個過程:

第一階段: 項目的啟動與需求分析過程 4小時)
第二階段: 項目規劃過程(8小時)
第三階段: 項目執行過程(6小時)
在每個不同階段,項目團隊要完成規劃、文檔、實際執行,并在重要的時間節點向項目干系人進行匯報,包括需求評審、計劃評審、里程碑績效報告等等。??

課程理論部分: 10%-20% (根據學員具體情況調整),形式為回顧與討論
案例分析部分: 10%-20%
沙盤模擬部分: 60%-80%

第一天上午:
討論與回顧:關于項目管理與項目經理的幾個基本問題的互動討論
  • o在幾個不同層次上的項目成功標準
在項目經理、管理層、與組織層面對項目的期望,及不同的“項目成功”標志
  • o項目經理的角色與職責
項目經理在項目中應發揮什么樣的作用,重點討論項目經理由“專家”向“管理”轉變中的常見問題
  • o項目管理系統(支持體系)
項目管理的理論體系如何在具體的企業業務環境下應用
o項目管理的基本流程
  •  

第一階段: 項目的啟動、需求分析與干系人識別過程
介紹沙盤項目的背景、目標、以及基本規則,包括權力分配、分工與稀缺資源的分配原則。由學員進行討論,重點是分析項目的各種風險因素,以及可能的資源沖突

建立項目團隊組織架構,每個項目小組5-7人,包括管理、技術、職能團隊、風險控制與PMO(項目辦)等不同角色,推舉第一任項目經理。

Workshop 1 項目的粗估(初步成本與進度的評估)
  • 項目粗估過程(報價、工期預估)
    1. 交付1: 進度估算
    2. 交付2: 成本估算

  • 討論:
- 各種風險因素在項目規劃中的體現
- 項目啟動階段的“協調與溝通”,力爭將50%的問題解決在項目初始
-“合理”的項目規劃所應該具備的特性

Workshop 2: 項目需求確定(報價)與“項目定義文件”
  • 項目啟動過程:
o干系人溝通
o需求的澄清與確定
o項目定義文件(立項文件)的形成

  • 討論:
    1. -“業務目標”導向的需求分析過程
    2. -需求的描述與管理
    3. -項目早期(啟動前)的風險與質量控制過程
項目介紹: 由項目經理向“管理層”介紹項目的初步評估、分析與規劃

第一天下午:
Workshop 3:干系人分析過程 (確定干系人風險)
介紹項目干系人管理方法論及其在項目中的應用,項目經理的溝通技能與方法。運用一個標準的分析工具,對沙盤項目的干系人進行分析,形成項目的溝通管理計劃

  • 干系人分析過程
o 干系人分析過程
o 形成項目“溝通管理計劃”

  • 討論:
    1. 干系人風險
    2. 搞定“事”與搞定“人”
    3. 建立“可管理”的項目溝通機制
第二階段: 項目的規劃過程
Workshop 4: 建立工作模板 – WBS
建立標準的工作模板,并在WBS中處理可能的資源沖突與風險因素,形成所有管理與控制工作的基礎
  • WBS模板建立過程:
o 形成WBS文檔,并在小組達成共識

  • 討論:
    1. - WBS的企業實踐
    2. - 工作還是產品?
    3. - 編碼系統
    4. - 管理交付、風險、質量控制交付件
    5. - 關于分解細度
第二天上午:
Workshop 5: 沙盤項目的進度規劃
按照1分鐘的偏差精度,設計整個沙盤項目的進度規劃,總時間限定在60分鐘以內,包括2到4個重要的里程碑、外部時間節點。交付物為網絡圖與甘特圖,里程碑驗收說明等具體文檔,同時要包含對潛在風險(特別是變更)的全面考慮。

  • 項目進度規劃過程:
o 形成項目網絡圖
o 里程碑確定
o 關鍵路徑、浮時分析

  • 討論:
    1. - “效率”與“可管理性”的平衡
    2. - 資源的平衡
    3. - 如何進行合理的里程碑設定

Workshop 6: 多項目、資源限制條件下的風險規劃過程
基于由講師提供的“歷史風險庫”,采用“帶業務權重”的定性分析模型,項目組完成沙盤項目的風險評估、分析與規劃過程,并對當前的項目進行有針對性的優化與調整。

  • 項目風險規劃過程
o 項目風險清單
o “帶業務權重”的風險定性分析
o 應對計劃與項目計劃調整

  • 討論:
    1. -風險過程與項目計劃的整合
    2. -業務目標與風險過程
    3. -通過“機制”來管控風險
?第二天下午:
Workshop 7: 沙盤項目的成本與績效基線
基于一種典型的“工時”估算方式,為沙盤項目建立工作量(成本)估算,形成項目績效基準(PV圖)。在整個項目執行過程中,項目經理將依據這一基準線,對項目的績效進行跟蹤控制,并以“圖+表”的方式實時更新這一重要文檔。

  • 沙盤項目的成本績效基線:
o 工時估算表
o RAM圖
o PV圖

  • 討論:
    1. - 關于項目“基線”的建立
    2. -“贏得值”系統在實際項目中應用的不同模式

第三天:

第三階段: 項目的執行過程
Workshop 8: 沙盤項目的執行(建造過程)
這個環節由8個Workshop 構成(WS 1 – 8), 持續一天的時間,當中包含4個匯報周期、3個重要里程碑,3次項目例會,在每一個例會中形成項目階段性報告,并對項目計劃進行相應調整。

其中幾個重要的環節包括:

里程碑1 第一次項目績效分析與績效報告

  • 績效分析
o 項目例會
o 項目績效報告

  • 討論:
    1. - 項目的匯報周期與“節奏感”的建立
    2. - 工作-文檔-溝通 三者的平衡

里程碑2 第二次項目績效分析與“項目健康度”分析

介紹“項目健康度”的概念與應用

  • 項目健康度分析
o 項目健康度量化評估表
o 項目績效報告

  • 討論:
    1. - 項目狀態(績效)與項目趨勢(健康度)
    2. - 三色指示燈的建立(量化方式)

里程碑3 變更評估與第三次項目績效分析

  • 項目變更
o 項目變更評估
o 項目績效報告
o 項目計劃的更新與調整

  • 討論:
    1. - 關于“項目變更”的深度討論
    2. - 變更機制與項目經理的職責

項目結束: 項目評估報告與知識庫
  • 收尾
o 項目驗收過程
o 項目評估報告

  • 討論:
    1. -“知識庫”的建立
    2. - 關于“成功可復制性”的深度討論
課堂要求:

1.學員在20人左右,最多不超過30人
2.分組圓桌式課堂布局,5-7人一組
3.每個小組除了學習用圓桌外,還需要一個獨立的工作平臺(每組一大一小兩張桌子)
4.最好能有音響系統及可接計算機的音頻線

本課程需要的輔助材料比較多,具體請參見“課堂文檔、物料明細”

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