公司失去了一個重要的大客戶，這個損失給公司、公司總裁、總裁合作伙伴立即帶來了收入上的重創(chuàng)，Drive Industries Design Group公司本來預(yù)計2005年銷售額突破80萬美元，但是現(xiàn)在幾乎難以為繼了。購買延期，紙夾都算計著使用，某些七人外包公司也沒有合同了。整個2004年夏天公司想盡了各種辦法，贏得了大約30個新客戶，這才彌補了丟失一個大客戶帶來的經(jīng)濟損失。Alvy-Teeter自己也不能只做規(guī)劃了，不得不多花時間親自做CEO的工作。
好消息：她和董事會成員Tammy Ross-Stern手邊有著一套多樣的方案。Tammy Ross-Stern是加州Westlake Village的Beckman Kirkland & Whitney的注冊會計師（CPA）。Alvy-Teeter經(jīng)常使用QuickBooks會計軟件，她對公司的財務(wù)狀況有著細致徹底的了解，包括收入、支出、手頭的現(xiàn)金、運轉(zhuǎn)中的工作、隨意支配費用等等（參見“預(yù)訂它們吧”）。48歲的Alvy-Teeter說：“要不是對每日 的現(xiàn)金流轉(zhuǎn)進行了有力的監(jiān)測追蹤，公司可能都無法生存下來。”
正如諺語所說：大難不死必有后福。今年，原先那30個權(quán)宜之計的客戶已經(jīng)被10個訂單更大、利潤空間更大的客戶所取代，這10個客戶的多樣化比例也比較恰當(dāng)。
繁榮時期和低迷時期
再優(yōu)秀的企業(yè)也會面對一定的低迷時期。但是，為了安然度過這不可避免的低迷時期、并且在繁榮時期收獲更多，越來越多的企業(yè)家正使用計算機會計技術(shù)管理企業(yè)的賬簿。
43歲的John Garrett說，要不是靠Peachtree Accounting軟件的每日財務(wù)報告，簡直無法想象Triad Distributing Northwest如何盈利。位于愛荷達州花園城（Garden City）的這家七人建筑產(chǎn)品發(fā)行公司，2005年預(yù)計銷售額220萬美元，7000個以上原料持有單位有各自不同的毛利潤、銷售周期和重新儲備日程。很多原料都要聯(lián)合使用，因此創(chuàng)始人兼副總裁必須仔細計劃 每個配件的進貨，這樣才能保證Triad的平均利潤率不會降低。
但是現(xiàn)在，其中一個大客戶對價格和性能的要求可能危及到Triad可接受的利潤率。但是與這個客戶的合作又非常重要，Garrett解釋說，因為Peachtree顯示這家公司的進貨速度要遠遠超出其他公司，因此相對來說，Triad花錢一樣多但是卻能得到一定收益。
另一個熟悉的挑戰(zhàn)：將突增的成本上漲嫁接給顧客——包括不明顯的成本。真正傷害到亞特蘭大Partners Coffee的并不是預(yù)料中的咖啡批發(fā)價格的浮動。即使合同規(guī)定這家年銷售額350萬美元的批發(fā)商的銷售價格不得變動，50歲的創(chuàng)始人兼首席執(zhí)行官Jim Gilson通過囤積芝加哥谷物交易所（Chicago Board of Trade）的期貨，仍然能夠?qū)⑦@些影響削弱到最小。但是“售出商品成本”中其他成分的突增就是完全兩碼事了。
這家15人公司的創(chuàng)始人說：“原油價格漲至55美元一桶時，對公司的塑料封袋包裝會形成12%到18%的影響。合同有效期內(nèi)我根本就沒法將這些成本傳遞下去，只能從公司利潤中抽出。”
知道損失多少還算好事，更糟糕的是你根本就不知道損失多少。就在談判下一個銷售合同之前，Gilson剛從Peachtree統(tǒng)計出了近期開支。同樣，北卡羅來納州Highpoint 的Tiger Imports Group 33歲的總裁Frank Toledano決定放棄其100個高端意大利皮革中的一個時，QuickBooks的數(shù)據(jù)也給了他及時的提醒。皮革最小購買額也超過了10000美元，因此這家每年收入500萬美元的皮革進口商根本不能承受運轉(zhuǎn)過慢的線路。
不用簿記
你完全不用將時間浪費在輸入借方和貸方使用會計軟件上。注冊會計師（CPA）建議雇用一名書記員或者兼職簿記服務(wù)人員來輸入數(shù)據(jù)。企業(yè)家也不用自己變成注冊會計師。相比之下，讓會計師來管理賬簿處理復(fù)雜的會計問題會更加劃得來。
Info Plus Accounting創(chuàng)始人Diane C. O. Gilson說，要保持對賬簿的控制權(quán)。她在密歇根州Ann Arbor的這家公司提供所有的傳統(tǒng)CPA服務(wù)。但是Gilson建議客戶使用QuickBooks來處理一些常規(guī)例行任務(wù)。她的網(wǎng)站（www.infoplusacct.com）也包括很多QuickBooks的附加軟件，幫助企業(yè)家處理
復(fù)雜的業(yè)務(wù)分析。Gilson解釋說：“復(fù)雜的會計問題并不是大型企業(yè)的專利。”
你充分利用自己的會計和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)了嗎？要知道，你的賬簿是自己專有的，任何競爭對手都無法看到，賬簿比其他任何信息都能正確反映企業(yè)的現(xiàn)狀。清算賬目記錄往往能看出企業(yè)的財務(wù)問題，找出降低成本的方法，揭示出可產(chǎn)生利潤的地方。
反正這些數(shù)據(jù)總是會產(chǎn)生的，為什么不將它們變成盈利手段呢？
預(yù)訂它們吧
下面這些經(jīng)實踐證明效果良好的軟件能夠給任何企業(yè)提供99.9%的會計服務(wù)。每一個都有各自不同的優(yōu)勢所在。
QuickBooks界面設(shè)計非常容易上手，而且還為小型企業(yè)提供專用版本。Intuit網(wǎng)站增添了數(shù)據(jù)備份、薪水冊以及其他在線服務(wù)，當(dāng)然也有會計相關(guān)的第三方軟件，例如時間規(guī)劃軟件。
Peachtree可與Intuit相互媲美。雖然其在線服務(wù)方面有所不及，但是其強項是處理非常復(fù)雜的存貨、做深入的財務(wù)分析并做出分析報告。
NetSuite的強項是電子商務(wù)、企業(yè)資源管理、以及電子商務(wù)者和大型企業(yè)預(yù)訂會計服務(wù)相關(guān)的服務(wù)。
